Có phải bạn đang thắc mắc làm sao để biết cách lưu email Outlook vào ổ cứng đúng không nào? Điều này là vô cùng cần thiết với dân văn phòng. Nó sẽ giúp bạn sao lưu và chuyển email từ tài khoản Outlook này sang tài khoản Outlook khác một cách dễ dàng. Nếu bạn chưa biết cách lưu, hãy tham khảo bài viết dưới đây. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những phương pháp lưu email Outlook đơn giản nhất.
Các cách lưu email Outlook vào ổ cứng đơn giản nhất
Outlook là một dịch vụ email cá nhân miễn phí, hiện nay nó rất thông dụng để trao đổi thông tin trong các doanh nghiệp. Do đó, việc lưu email Outlook cũng là thao tác vô cùng quan trọng cho dân văn phòng. Nếu bạn chưa biết thì nên tìm hiểu ngay nhé.
Phương pháp chọn, lưu một hoặc nhiều email Outlook trên cổ cứng
Với phương pháp này thì bạn có thể lưu email outlook dưới nhiều định dạng khác nhau như: MSG, PDF, Word và HTML.
- Lưu email Outlook dưới dạng MSG: Trong Outlook bạn chọn bất kỳ email nào bạn muốn lưu vào ổ cứng. Tiếp đó là kéo và thả nó vào một thư mục ổ cứng trên máy tính. Với cách lưu dạng MSG, bạn có thể mở dễ dàng thư trên bất kỳ tài khoản Outlook nào.
- Cách lưu email Outlook trên cổ cứng dưới dạng HTML: Đầu tiên bạn nhấn đúp vào bất kỳ email bạn muốn lưu, thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ email mới. Sau đó bạn nhấn file và saves. Tiếp đến là email thả xuống, bạn nhấn chọn định dạng HTML và nhấp vào Save. Với cách lưu dạng này thì bạn có thể thoải mái xem trên web ngoài, kể cả trên các thiết bị thông minh.
- Cách lưu email Outlook dưới dạng PDF: Để lưu được email Outlook dưới dạng PDF, thì bạn phải thực hiện bước lưu email dưới dạng HTML trước. Sau đó, bạn mở email đó trong bất kỳ trình duyệt web. Tiếp đến là nhấn tổ hợp phím CTRL + P và chọn Save as PDF từ menu Destination. Nhấn Save và chọn thư mục ổ cứng bạn muốn lưu trên máy, ấn Save để lưu lại.
- Bước đơn giản để lưu email Outlook dưới dạng tệp Word: Cùng giống như bước trên, bạn phải thực hiện thao tác lưu email dưới dạng HTML trước. Sau đó, mở word và đi tới phần file và open. Xem lại tệp email out đã lưu và mở nó trong MS Word. Tiếp đến bạn chỉ cần nhấn Save là có thể lưu email Out dưới dạng word rồi.
Phương pháp sao chép thủ công Outlook PST vào ổ cứng
Nếu trên MS Outlook đã định cấu hình tài khoản POP3, tài khoản này sẽ lưu tất cả các các email trong tệp PST theo mặc định. Vậy nên bạn chỉ cần duyệt qua vị trí của Outlook PST trên PC và sao chép tệp vào ổ cứng để sao lưu.
Nhưng bạn sẽ phải tìm vị trí tệp PST bằng các bước sau đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào MS Outlook và nhấp vào File => Account Settings.
- Bước 2: Hãy nhấp vào Data Files tiếp đến là kiểm tra vị trí chính xác của tệp Outlook PST trên hệ thống của bạn.
- Bước 3: Nhấp vào tệp Outlook PST, sau đó nhấp vào tùy chọn Open File Location.
Phương pháp xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST
Đây được đánh giá là cách đơn giản và dễ dàng nhất để lưu email Out vào ổ cứng máy tính. Bằng các công cụ như Outlook Import/Export Wizard mà Microsoft cung cấp. Bạn có thể lưu email Outlook trên tệp OST sang định dạng tệp PST. Với cách này không chỉ giúp lưu được email Outlook mà còn hỗ trợ lưu Danh bạ, Ghi chú, Lịch, Công việc, Nhật ký… trong tệp PST.
- Bước 1: Đầu tiên là mở MS Outlook, sau đó đi tới File và nhấp vào Open and Export, tiếp đến là Import/Export.
- Bước 2: Cửa sổ Import and Export Wizard hãy bấm Export to a File và bấm Next.
- Bước 3: Nhấn chọn Outlook Data File (.pst) và nhấp vào Next.
Một vài lưu ý nhỏ: Với phương pháp này thì chỉ có thể hoạt động nếu như Outlook có thể truy cập và kết nối được với máy chủ Exchange.
Các thông tin khác liên quan đến email Outlook
Khi đã biết cách lưu email Outlook vào ổ cứng. Bạn cũng nên nắm được các thông tin về email Outlook, nhất là cách gửi email cho nhiều người.
Hướng dẫn cách gửi mail cho nhiều người trong Outlook nhanh nhất
- Bước 1: Hãy chuyển đến phần Contacts rồi chọn người nhận email, tiếp theo nhấn Home => Mail Merge.
- Bước 2: Ở trong hộp thoại Mail Merge Contacts, hãy chọn Only selected contacts trong Contacts. Ở Merge options chọn Form Letters từ Document type, Email từ Merge to, rồi nhập chủ đề vào hộp Message subject line.
- Bước 3 : Nhấn nút OK và Microsoft Word sẽ mở bằng một tài liệu mới. Sau đó cửa sổ sẽ tự động ở dưới Mailings ribbon, bạn nên nhấp vào Greeting Line dưới tab Mailings.
- Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line sẽ xuất hiện, xác định định dạng dòng lời chào khi bạn cần. Lưu ý bạn cũng có thể xem trước kết quả lời chào đã gửi trong phần Preview cùng một lúc.
- Bước 5: Tiếp đến là nhấn OK, bạn có thể thấy (Greeting Line) đã được chèn vào tài liệu. Và sau đó nhấn phím Enter để chuyển tới dòng tiếp theo, soạn nội dung thư bạn muốn gửi.
- Bước 6: Hãy chỉnh sửa nội dung thư và nhấp vào Mailings => Finish & Merge => Send Email Messages.
Nhấp vào Mailings => Finish & Merge => Send Email Messages như hình
- Bước 7: Ở trong hộp thoại Merge to Email, bạn bấm trực tiếp nút OK và email sẽ được gửi đến tất cả người nhận cùng một lúc.
- Bước 8: Vậy là cách gửi mail cho nhiều người trong Outlook đã hoàn thành, bạn có thể vào thư mục Sent Items để xem kết quả của mình. Và bạn cũng có thể gửi lời chào riêng lẻ đến từng người.
Trên đây là các thông tin chúng tôi cung cấp để giúp bạn biết cách lưu email Outlook vào ổ cứng. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích để công việc của bạn hoàn thành nhanh và tốt hơn. Có thể lưu email Outlook về nhanh chóng, có thể gửi email Outlook cho nhiều người một cách đơn giản.